Что необходимо принимать во внимание при планировании набора волонтеров?

Барбара Хорн

Что нужно добровольцам?

1. Обратная связь. Возможность оценить свою работу - хороший стимул для повышения своего профессионального уровня. Предоставьте добровольцам возможность обратной связи с руководителями и остальными участниками проектов, в которых они задействованы.
2. Возможность работать самостоятельно. Конечно, не всем людям нужна самостоятельность: люди делятся на лидеров и исполнителей. Но большинству людей важно понять, чего они могут добиться сами.
3. Воспитание и внимание. Их значение, опять же, различно для разных людей. Поэтому в самом начале работы узнайте требования и пожелания добровольцев.
4. Признание и одобрение. Способы их выражения могут быть формальными или неформальными, отличаться по частоте и быть разными для каждого конкретного человека.
5. Тренинги и тесты. Планируйте программы тренинга для новичков, чтобы они могли добиться успеха в своей работе. Разработайте механизмы для проверки их работы, особенно, если качество важно (как, например, при мониторинге качества воды).
6. Действуйте так, чтобы волонтеры чувствовали за собой право остаться в организации или уйти. Например, регулярно проводите оценку их работы, сверяйтесь с планами добровольцев на будущее, проверяйте, можете ли вы помочь им реализовать их планы. Многие добровольцы испытывают чувство вины, если им приходится уходить из организации, поэтому помогите им помочь самим себе.

Как вы можете удовлетворить потребности волонтеров?

1. Разработайте план или стратегию не только для набора волонтеров, но и их дальнейшей работы в организации и повышения их профессионального уровня. Не жалейте своих сил на волонтеров, проявляйте заботу о людях, и тогда результат работы превысит все ваши ожидания. Не жалейте времени для определения ценностей организации и каждого ее сотрудника в отдельности, включая добровольцев. Когда требования добровольцев, сотрудников, программ и организации в целом определены и согласуются между собой - успех неизбежен.
2. Разработайте механизм для отслеживания объединяющих факторов у организации и волонтеров. Это поможет предотвратить недовольство и досаду, если цели и ожидания волонтеров отличаются от целей организации.
3. Разработайте четкие должностные инструкции с указанием роли и обязанностей каждого. Формально или неформально документируйте эти инструкции. По мере необходимости, не реже одного раза в год, проверяйте и модифицируйте их. Легко добиться успеха, когда каждый знает собственное место и вклад в общее дело.
4. Предоставьте возможность лучше познакомиться с организацией.Проводите для новичков ознакомительную экскурсию. Это должно быть не просто знакомство с сотрудниками организации. Сообщите об обязанностях других, коммуникационной структуре, процессе принятия решений и возможностях для личного вклада.
5. Следите за предпочтениями волонтеров, их деятельностью и временем. Это поможет Вам как руководителю подобрать подходящего человека для конкретной работы, содействовать самостоятельности сотрудников и их профессиональному росту, поможет в поиске финансирования и поддержки волонтеров.
6. Гарантируйте безопасность волонтерам. Предусматривайте опасные ситуации и следите за техникой безопасности. Для некоторых ситуаций вам самим придется разработать правила поведения, а от чего-то, возможно, придется отказаться (по крайней мере, волонтеры должны иметь право отказываться от опасных работ).
7. Предоставляйте возможности для профессионального роста. Когда отдельные сотрудники растут профессионально, повышается и общий уровень организации. Определитесь заранее с вашими требованиями к профессионализму волонтеров и какие возможности для личного роста вы можете предоставить.
8. Обучайте и передавайте опыт. Разработайте программу тренингов и семинаров для волонтеров, благодаря которой они смогут получить базовые знания, представление об основных задачах проекта и получат хороший старт для продвижения по служебной лестнице. Кроме того, важно обеспечить возможность для передачи опыта уходящих сотрудников новичкам. Не потеряйте накопленные знания!
9. Поощряйте. Создайте регулярные формальные или неформальные, индивидуальные или групповые механизмы для поощрения достижений волонтеров. Когда необходимо, поощряйте вне регулярных механизмов.
10. Празднуйте! Легко устать от рутинной работы, ограниченных ресурсов и вечных проблем. Поэтому не забывайте праздновать, даже маленькие победы. Не забывайте поблагодарить себя и своих сотрудников.

Пирамида волонтеров

Нарисуйте пирамиду или треугольник. Разделите ее на слои. Эта пирамида поможет проиллюстрировать возможности продвижения по служебной лестнице, в том числе и волонтеров. Нижний слой - это самая простая форма участия, когда человек принимает участие в мероприятиях или каких-либо видах деятельности организации. Следующий слой - возможность участвовать в продолжительном проекте. За этим следует участие в совете, выше - возможность стать членом совета и т.д. Конечно, приведенный здесь пример подойдет не всем организациям, но вы всегда можете составить свою иерархическую пирамиду. Помните, пирамида должна отражать не иерархию принятия решений, но возможности служебного роста.

Классификация требований волонтеров

Здесь приведен пример опросного листа, который заполняется каждым волонтером. Такой опрос поможет вам определиться с потребностями человека и согласовать их с возможностями вашей организации. Анкетируемый должен поставить напротив каждого из нижеприведенных требований числа от 1 до 11, причем 1 соответствует самому главному, по его мнению, требованию.

• хорошие условия работы;
• чувство собственной значимости;
• возможность личного развития;
• решение трудных задач;
• возможность применить мои собственные навыки;
• коллективная работа и новые знакомства;
• признание работы;
• мягкое руководство;
• возможность участвовать в принятии решений в вопросах, связанных непосредственно со мной;
• причастность к решению проблем, которые важны для меня;
• приобретение новых навыков;
• возможность побывать на природе.

Советы для успешного привлечения волонтеров

Обновляйте и изменяйте этот список по мере того, как у вас появляется собственный опыт. Поделитесь накопленным опытом с другими!

1. Облачите свой запрос в конкретную форму. Как можно конкретнее опишите свои требования к волонтерам и возможности для их роста, независимо от того, кто был инициатором их привлечения - вы или они. Создайте что-то вроде листа возможностей для волонтера. Этот лист может в дальнейшем служить для формализации ваших отношений с волонтером, его работы и ожиданий.
2. Четко, понятно (без жаргона и терминов) описывайте задачу. Пусть волонтеры сами напишут собственное рабочее соглашение, это обеспечивает некоторое право собственности. В рабочем соглашении записаны специфические задачи добровольца, а также сроки, полномочия, инструкции, ограничения и измеримые результаты.
3. Объясняйте "зачем". Ответить на вопрос "Зачем?" - самый короткий путь к пониманию. Расскажите волонтеру о миссии и целях организации, ее структуре, целях проекта, роли каждого в организации и проекте, коммуникационной структуре и ее возможностях. Объясните положительные моменты формализации ваших взаимоотношений.
4. Формализуйте ваши отношения. Формализуйте в какой-то степени ваши отношения, требования и ожидания волонтеров.
5. Объясните преимущества участия в вашей работе. В некоторых случаях это равносильно ответу на вопрос "зачем". В любом случае, убедитесь, что волонтеры понимают ценность своего вклада в работу организации и что организация может дать волонтерам.
6. Будьте энтузиастами! Помните, энтузиазм заразителен. Он дает новые силы и помогает внести свой вклад в движение.
7. Учитесь принимать ответ "нет" и говорить "нет" другим. Не каждый пришедший к вам человек будет работать с вами. Учитесь формулировать цели и стремиться к их достижению, не соглашаясь на меньшее ни в финансировании, ни в людских ресурсах. Когда четко знаешь, чего хочешь, легко сказать "нет".

Где и как найти волонтеров для своей организации:

• На речных фестивалях, праздниках в парке.
• На ужинах, концертах.
• Проводя проекты по восстановлению.
• Проводя акции по очистке или озеленению.
• Проводя дни наблюдений.
• Организовывая полевые поездки или образовательные походы.
• Договариваясь индивидуально.
• Через небольшую программу рассылки.
• Во время библиотечных обедов.
• На домашних вечеринках.
• Находить волонтеров параллельно другой деятельности на различных мероприятиях.
• Организовывая лотереи.
• Через буклеты, брошюры, листовки и т.д.
• Через Web-сайт.
• Через рекламу на сумках для покупок, закладках для книг и пр.
• Обращаясь к целевой аудитории - пенсионерам, студентам и т.д.