Практические советы для побед над рабочим бумажным потопом

Практические советы для побед над рабочим бумажным потопом

Для сотрудников

  • Не печатайте и не копируйте документы, если в этом нет острой необходимости.
  • Посмотрите внимательно свой рабочий стол. Все ли черновики, документы или бумаги на нем нужны вам в печатном виде? По возможности сканируйте документы и работайте с ними в электронном формате.
  • Если все-таки надо что-то напечатать, проверьте документ перед отправкой на печать.
  • Это позволит избежать печати дополнительных, исправленных версий. Финальный документ рекомендуем хранить в формате PDF во избежание внесения случайных изменений.
  • Собирайте и утилизируйте бумагу, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, также позволит «спасти» определенное количество деревьев.
  • Старайтесь переводить всю бумажную почту и любые рабочие материалы в цифровой формат, чтобы конечный адресат получал ее в электронном виде.
  • Подумайте, какие еще безбумажные технологии, кроме сканирования, вы можете использовать, чтобы упростить свою работу. К примеру,  вести протокол совещания или встречи удобнее сразу на планшете или смартфоне.
  • Делитесь с коллегами полезной информацией и статистикой, интересными сервисами и приложениями, которые позволят отказаться от печати документов.

Для бизнеса

  • Присмотритесь  внимательнее к рабочим процессам. Продумайте, как изменить их, чтобы использовать бумагу только в случае крайней необходимости.
  • Используйте веб-интерфейсы и автоматические электронные формы для ввода данных вместо бумажных анкет, форм и бланков, где это возможно.
  • Выгрузите статистику производительности из принтеров, сканеров и МФУ, установленных в компании, и ведите учет расхода бумаги и отсканированных документов. Это поможет отслеживать реальные расходы на бумажный документооборот, а, следовательно, принимать меры по его сокращению.
  • Используйте  единые хранилища данных и инструменты коллективной работы над такими документами, как договоры, маркетинговые материалы или любые форматы, требующие согласование нескольких лиц. Чаще используйте технологии web 2.0., например, порталы, вики или корпоративные блоги, для внутренней коммуникации в компании и совместной работы. Это позволит сократить количество дублирующих версий документа.
  • Заведите регулярную практику совещаний с вашими коллегами на предмет того, как можно улучшить процессы  в компании. Проявляйте инициативу по  оптимизации работы. 
  • Разработайте и сделайте корпоративным стандартом такие активности как сбор и утилизация бумаги, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, позволит «спасти» определенное количество деревьев.
  • Введите правила поощрения  самых активных  сотрудников, стремящихся к оптимизации расхода бумаги.  Награды, игровые сценарии и рейтинги смогут дополнительно мотивировать команду.
  • Разрабатывайте инструменты безбумажной коммуникации с контрагентами за счет электронных приложений и сервисов.
  • Узнавайте больше о новых технологиях, вносите постепенный вклад в обучение Ваших коллег и партнеров технологиям ECM.
  • Проанализируйте новинки в области мобильных устройств (портативные сканнеры, планшеты, смартфоны и т д.) и используйте их преимущества для продвижения безбумажных технологий и поддержки СЭД и ЕСМ-решений в компании.
  • Также рекомендуем узнать больше об  управлении контентом и информацией на учебном курсе AIIM ECM Practitioner для того, чтобы лучше разбираться в безбумажных технологиях и сделать процесс управления информационными ресурсами в вашей компании эффективнее.

6232_visual_700x120

Факты

  • Одно дерево превращается в 12500 листов офисной бумаги.
  • Чтобы обеспечить годовое потребление офисной бумаги требуется 768 миллионов деревьев.
  • Один сотрудник, в среднем, «производит» около 160 кг бумажных отходов в год.
  • 45% бумажных документов выбрасываются в течение 24х часов после их создания*. Объём вырубки леса сегодня в несколько раз превышает объём его естественного восстановления.
  • В среднем, один офисный сканер сканирует от 12 500 до 62 500 листов в год (50 - 250 страниц в день в течение, примерно, 250 рабочих дней в год) -  такое количество бумаги переводится в электронный вид.
  • В среднем 45% отсканированных бумажных документов изначально появилось были в электронном виде.
  • Ксерокопирование одного листа стоит, примерно, 0,812 руб. Если предположить, что один документ копируется только один раз, а создание одной ксерокопии листа стоит 0,8 руб., то использование одного офисного сканера для перевода документов компании в электронный вид может сэкономить до 50 750 руб.  в год – без учета экономии на хранение и перевозку бумажных  документов. А также «спасти» 5 деревьев. 
  • 77% платежных документов, поступающих в организации в PDF формате, все равно печатаются.
  • В среднем, специалисты, в компаниях которых внедрены системы ввода и распознавания документов (перевода документов в электронный вид) отмечают шестикратное увеличение скорости обслуживания клиентов и обработки задач. 70% отмечают увеличение скорости работы как минимум в три раза, а треть (29%) отмечают 10-кратное ускорение рабочих процессов.
  • Использование электронного документооборота позволит в течение 5 лет вдвое сократить размеры площадей в офисе для хранения бумаги. Сейчас средний показатель офисного пространства, которое отведено под хранение бумаги – около 15.3%. В перспективе оно может снизиться до 7.4% с учетом использования безбумажных технологий. Это позволит снизить затраты на офис в целом примерно на 8%.

 

Источники:

Международная Ассоциация AIIM.org  www.aiim.org

исследования проекта DOCFLOW www.docflow.ru

 

Комментарии материала:

Разместить комментарий

Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы получить возможность отправлять комментарии

Другие материалы

Готовимся вместе: Международный день без бумаги 2013 состоится 24 октября!
«Пора использовать бумагу рационально!» -  вот девиз международной «безбумажной» кампании, которая проходит каждый четвертый четверг октября по всему миру. Ведущие организации из разных областей и частные лица объединяются для того, чтобы поделиться личным опытом сокращения нерационального расхода бумаги и провести...
Этой зимой ребята из объединения «Исследователи окружающей среды», которое существует на базе МБУ ДО «Барнаульская городская станция юных натуралистов», принимают участие в краевом исследовательском конкурсе «По белой тропе». Станция юннатов расположена на западной окраине города Барнаула. В пятистах метрах от нас расположена искусственная березовая лесополоса, защищающая город от ветров, постоянно дующих с окрестных полей. Юннаты часто ходят на экскурсии в ле...
В Ха́нты-Манси́йском автоно́мном о́круге нефтяники продолжают нарушать права коренных народов на землях которых они и добывают свое "черное золото". Представители коренных малочисленных народов Севера (КМНС) утверждают, что из-за нефтяников потеряли возможность передвигаться между своими родовыми угодьям, жалуются на жесткие притеснения со стороны сотрудников  компании «Сургутнефтегаз» и обвиняют их в убийстве своих оленей, сообщает «URA....
У кого ни спроси, все любят бывать на природе. У многих возникает желание выразить свое чувство восторга перед её красотой. Сейчас у человека есть возможность почти мгновенно запечатлеть на фото всё, что ему особенно понравилось. Конечно, многие просто отдыхают и нет у них желания как-либо творчески выразить удовольствие, испытываемое при этом. Но такое бесцельное и однообразное времяпровождение может скоро наскучить. В этом случае очень полезно познакомиться поближе с обитателями леса, сте...
Это маленькая история о большом чистом мире Алтая. В 2007 году, когда наша команда только начинала свое существование,  а я набиралась инструкторского опыта и ходила из похода в поход, моему вниманию открылись не только великолепные горы Алтая, озера и бескрайние перевалы, но и состояние туристических стоянок. Туристический поток в 2007 году, конечно, был не таким  активным, однако, мусора в окрестностях стоянок хватало уже тогда.   И уже тогда в голову двадцатилетней девчонк...
У Камчатки и Исландии много общего: вулканы и горячие источники, привлекательность для туристов, рыболовство как основа экономики, близкое количество жителей. Но годовая выработка электроэнергии в Исландии в 10 раз больше, чем в Камчатском крае. А чем отличается энергетический потенциал Камчатки и Исландии и почему? Когда в 2010 году в Петропавловск-Камчатский пришел газопровод, многим казалось, что проблемы энергетики полуострова решены. Однако всего через 5 лет Газпром заявил, что газа меньше...

Фотогалерея

Интересные ссылки

«Спутниковый мониторинг пожаров на Дальнем востоке России». Сервис работает на основе технологии «Геомиксер», разработанной в ИТЦ «СКАНЭКС»

«Спутниковый мониторинг пожаров на Дальнем востоке России». Сервис работает на основе технологии «Геомиксер», разработанной в ИТЦ «СКАНЭКС»

Активность на сайте

Ростислав Гизатулин аватар
Ростислав Гизатулин
Экспедиция «В краю пяти озёр»

Хороший проект. Мне хотелось бы принять в нем участие.

 

НАТАЛЬЯ ЗАХАРЧЕНКО аватар
НАТАЛЬЯ ЗАХАРЧЕНКО
Экспедиция «В краю пяти озёр»

я думаю детям очень нравится, и позновательно

НАТАЛЬЯ ЗАХАРЧЕНКО аватар
НАТАЛЬЯ ЗАХАРЧЕНКО
Омские башмачки

Проект интересный

Олеся Скрипинская аватар
Олеся Скрипинская
Экспедиция «В краю пяти озёр»

Замечательный проект! Поддерживаю!

Олеся Скрипинская аватар
Олеся Скрипинская
Омские башмачки

Замечательный проект! Поддерживаю!

София Власова аватар
София Власова
Экспедиция «В краю пяти озёр»

Это здорово.Мне очень хочется поехать туда.

сортировать по иконкам
51 неделя 5 дней назад
Алексей Писковский
Алексей Писковский аватар
Экономия воды и газа или просто предупреждение потопов, взры...
Смотрели: 65,076 |

ЭкоКартридж есть такая организация. К ним обратись.https...

1 год 1 день назад
Гузель Арсланова
Гузель Арсланова аватар
Экономия воды и газа или просто предупреждение потопов, взры...
Смотрели: 65,076 |

Добрый день. 

Я не по теме с вопросом. Сайт не дает разместить новую тему. Поэтому пишу в этой..(админы простите). Поотому что т...

1 год 41 неделя назад
martaka maminov
martaka maminov аватар
Спелеологи Всех стран объединяйтесь!

Смотрели: 139,766 |

Обращайтесь, отличная компания http://www.ecocentrp.ru/about/...

2 года 5 дней назад
Глеб савельев
Глеб савельев аватар
Спелеологи Всех стран объединяйтесь!

Смотрели: 139,766 |

нужна схема пещер с измерениями

2 года 4 недели назад
Ольга Волобуева
Ольга Волобуева аватар
Спелеологи Всех стран объединяйтесь!

Смотрели: 139,766 |

если Вы обладаете информацией , как составить топокарту пещеры, пишите нам. Очень нужна помощь в составлении паспорта объекта

размешен 20.02.18 | Тип: Новость

20 февраля 2018 год

...
размешен 20.02.18 | Тип: Новость

Альянс "Экодело" поддержал нашу заявку, и сибирский...

размешен 19.02.18 | Тип: Новость

Фотовыставка «Будь счастливым на чистой Земле!» открылась в детской библиотеке им.Бианки в г. Москва!

...

размешен 18.02.18 | Тип: Статью

 В 1931 году Генеральному секретарю ЦК ВКП (б) Иосифу Сталину Нарком земледелия доложил о том, что он выделил 5 тысяч рублей золотом на строительство мостового стана для земледелия. Ста...

размешен 14.02.18 | Тип: Статью

Чтобы добиться сильных результатов экологическим активистам подчас приходиться проявлять просто чудеса изобретательности. Тут очень полезны могут быть советы легендарного инноват...

Подпишись на рассылку

Будьте в курсе последних новостей!

RSS-материал