Практические советы для побед над рабочим бумажным потопом

Для сотрудников

• Не печатайте и не копируйте документы, если в этом нет острой необходимости.
• Посмотрите внимательно свой рабочий стол. Все ли черновики, документы или бумаги на нем нужны вам в печатном виде? По возможности сканируйте документы и работайте с ними в электронном формате.
• Если все-таки надо что-то напечатать, проверьте документ перед отправкой на печать.
• Это позволит избежать печати дополнительных, исправленных версий. Финальный документ рекомендуем хранить в формате PDF во избежание внесения случайных изменений.
• Собирайте и утилизируйте бумагу, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, также позволит «спасти» определенное количество деревьев.
• Старайтесь переводить всю бумажную почту и любые рабочие материалы в цифровой формат, чтобы конечный адресат получал ее в электронном виде.
• Подумайте, какие еще безбумажные технологии, кроме сканирования, вы можете использовать, чтобы упростить свою работу. К примеру,  вести протокол совещания или встречи удобнее сразу на планшете или смартфоне.
• Делитесь с коллегами полезной информацией и статистикой, интересными сервисами и приложениями, которые позволят отказаться от печати документов.

Для бизнеса

• Присмотритесь  внимательнее к рабочим процессам. Продумайте, как изменить их, чтобы использовать бумагу только в случае крайней необходимости.
• Используйте веб-интерфейсы и автоматические электронные формы для ввода данных вместо бумажных анкет, форм и бланков, где это возможно.
• Выгрузите статистику производительности из принтеров, сканеров и МФУ, установленных в компании, и ведите учет расхода бумаги и отсканированных документов. Это поможет отслеживать реальные расходы на бумажный документооборот, а, следовательно, принимать меры по его сокращению.
• Используйте  единые хранилища данных и инструменты коллективной работы над такими документами, как договоры, маркетинговые материалы или любые форматы, требующие согласование нескольких лиц. Чаще используйте технологии web 2.0., например, порталы, вики или корпоративные блоги, для внутренней коммуникации в компании и совместной работы. Это позволит сократить количество дублирующих версий документа.
• Заведите регулярную практику совещаний с вашими коллегами на предмет того, как можно улучшить процессы  в компании. Проявляйте инициативу по  оптимизации работы. 
• Разработайте и сделайте корпоративным стандартом такие активности как сбор и утилизация бумаги, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, позволит «спасти» определенное количество деревьев.
• Введите правила поощрения  самых активных  сотрудников, стремящихся к оптимизации расхода бумаги.  Награды, игровые сценарии и рейтинги смогут дополнительно мотивировать команду.
• Разрабатывайте инструменты безбумажной коммуникации с контрагентами за счет электронных приложений и сервисов.
• Узнавайте больше о новых технологиях, вносите постепенный вклад в обучение Ваших коллег и партнеров технологиям ECM.
• Проанализируйте новинки в области мобильных устройств (портативные сканнеры, планшеты, смартфоны и т д.) и используйте их преимущества для продвижения безбумажных технологий и поддержки СЭД и ЕСМ-решений в компании.

• Также рекомендуем узнать больше об  управлении контентом и информацией на учебном курсе AIIM ECM Practitioner для того, чтобы лучше разбираться в безбумажных технологиях и сделать процесс управления информационными ресурсами в вашей компании эффективнее.

Факты

• Одно дерево превращается в 12500 листов офисной бумаги.
• Чтобы обеспечить годовое потребление офисной бумаги требуется 768 миллионов деревьев.
• Один сотрудник, в среднем, «производит» около 160 кг бумажных отходов в год.
• 45% бумажных документов выбрасываются в течение 24х часов после их создания*. Объём вырубки леса сегодня в несколько раз превышает объём его естественного восстановления.
• В среднем, один офисный сканер сканирует от 12 500 до 62 500 листов в год (50 - 250 страниц в день в течение, примерно, 250 рабочих дней в год) -  такое количество бумаги переводится в электронный вид.
• В среднем 45% отсканированных бумажных документов изначально появилось были в электронном виде.
• Ксерокопирование одного листа стоит, примерно, 0,812 руб. Если предположить, что один документ копируется только один раз, а создание одной ксерокопии листа стоит 0,8 руб., то использование одного офисного сканера для перевода документов компании в электронный вид может сэкономить до 50 750 руб.  в год – без учета экономии на хранение и перевозку бумажных  документов. А также «спасти» 5 деревьев. 
• 77% платежных документов, поступающих в организации в PDF формате, все равно печатаются.
• В среднем, специалисты, в компаниях которых внедрены системы ввода и распознавания документов (перевода документов в электронный вид) отмечают шестикратное увеличение скорости обслуживания клиентов и обработки задач. 70% отмечают увеличение скорости работы как минимум в три раза, а треть (29%) отмечают 10-кратное ускорение рабочих процессов.
• Использование электронного документооборота позволит в течение 5 лет вдвое сократить размеры площадей в офисе для хранения бумаги. Сейчас средний показатель офисного пространства, которое отведено под хранение бумаги – около 15.3%. В перспективе оно может снизиться до 7.4% с учетом использования безбумажных технологий. Это позволит снизить затраты на офис в целом примерно на 8%.

Источники:

Международная Ассоциация AIIM.org  www.aiim.org

исследования проекта DOCFLOW www.docflow.ru