Практические советы для побед над рабочим бумажным потопом

Практические советы для побед над рабочим бумажным потопом

Для сотрудников

  • Не печатайте и не копируйте документы, если в этом нет острой необходимости.
  • Посмотрите внимательно свой рабочий стол. Все ли черновики, документы или бумаги на нем нужны вам в печатном виде? По возможности сканируйте документы и работайте с ними в электронном формате.
  • Если все-таки надо что-то напечатать, проверьте документ перед отправкой на печать.
  • Это позволит избежать печати дополнительных, исправленных версий. Финальный документ рекомендуем хранить в формате PDF во избежание внесения случайных изменений.
  • Собирайте и утилизируйте бумагу, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, также позволит «спасти» определенное количество деревьев.
  • Старайтесь переводить всю бумажную почту и любые рабочие материалы в цифровой формат, чтобы конечный адресат получал ее в электронном виде.
  • Подумайте, какие еще безбумажные технологии, кроме сканирования, вы можете использовать, чтобы упростить свою работу. К примеру,  вести протокол совещания или встречи удобнее сразу на планшете или смартфоне.
  • Делитесь с коллегами полезной информацией и статистикой, интересными сервисами и приложениями, которые позволят отказаться от печати документов.

Для бизнеса

  • Присмотритесь  внимательнее к рабочим процессам. Продумайте, как изменить их, чтобы использовать бумагу только в случае крайней необходимости.
  • Используйте веб-интерфейсы и автоматические электронные формы для ввода данных вместо бумажных анкет, форм и бланков, где это возможно.
  • Выгрузите статистику производительности из принтеров, сканеров и МФУ, установленных в компании, и ведите учет расхода бумаги и отсканированных документов. Это поможет отслеживать реальные расходы на бумажный документооборот, а, следовательно, принимать меры по его сокращению.
  • Используйте  единые хранилища данных и инструменты коллективной работы над такими документами, как договоры, маркетинговые материалы или любые форматы, требующие согласование нескольких лиц. Чаще используйте технологии web 2.0., например, порталы, вики или корпоративные блоги, для внутренней коммуникации в компании и совместной работы. Это позволит сократить количество дублирующих версий документа.
  • Заведите регулярную практику совещаний с вашими коллегами на предмет того, как можно улучшить процессы  в компании. Проявляйте инициативу по  оптимизации работы. 
  • Разработайте и сделайте корпоративным стандартом такие активности как сбор и утилизация бумаги, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, позволит «спасти» определенное количество деревьев.
  • Введите правила поощрения  самых активных  сотрудников, стремящихся к оптимизации расхода бумаги.  Награды, игровые сценарии и рейтинги смогут дополнительно мотивировать команду.
  • Разрабатывайте инструменты безбумажной коммуникации с контрагентами за счет электронных приложений и сервисов.
  • Узнавайте больше о новых технологиях, вносите постепенный вклад в обучение Ваших коллег и партнеров технологиям ECM.
  • Проанализируйте новинки в области мобильных устройств (портативные сканнеры, планшеты, смартфоны и т д.) и используйте их преимущества для продвижения безбумажных технологий и поддержки СЭД и ЕСМ-решений в компании.
  • Также рекомендуем узнать больше об  управлении контентом и информацией на учебном курсе AIIM ECM Practitioner для того, чтобы лучше разбираться в безбумажных технологиях и сделать процесс управления информационными ресурсами в вашей компании эффективнее.

6232_visual_700x120

Факты

  • Одно дерево превращается в 12500 листов офисной бумаги.
  • Чтобы обеспечить годовое потребление офисной бумаги требуется 768 миллионов деревьев.
  • Один сотрудник, в среднем, «производит» около 160 кг бумажных отходов в год.
  • 45% бумажных документов выбрасываются в течение 24х часов после их создания*. Объём вырубки леса сегодня в несколько раз превышает объём его естественного восстановления.
  • В среднем, один офисный сканер сканирует от 12 500 до 62 500 листов в год (50 - 250 страниц в день в течение, примерно, 250 рабочих дней в год) -  такое количество бумаги переводится в электронный вид.
  • В среднем 45% отсканированных бумажных документов изначально появилось были в электронном виде.
  • Ксерокопирование одного листа стоит, примерно, 0,812 руб. Если предположить, что один документ копируется только один раз, а создание одной ксерокопии листа стоит 0,8 руб., то использование одного офисного сканера для перевода документов компании в электронный вид может сэкономить до 50 750 руб.  в год – без учета экономии на хранение и перевозку бумажных  документов. А также «спасти» 5 деревьев. 
  • 77% платежных документов, поступающих в организации в PDF формате, все равно печатаются.
  • В среднем, специалисты, в компаниях которых внедрены системы ввода и распознавания документов (перевода документов в электронный вид) отмечают шестикратное увеличение скорости обслуживания клиентов и обработки задач. 70% отмечают увеличение скорости работы как минимум в три раза, а треть (29%) отмечают 10-кратное ускорение рабочих процессов.
  • Использование электронного документооборота позволит в течение 5 лет вдвое сократить размеры площадей в офисе для хранения бумаги. Сейчас средний показатель офисного пространства, которое отведено под хранение бумаги – около 15.3%. В перспективе оно может снизиться до 7.4% с учетом использования безбумажных технологий. Это позволит снизить затраты на офис в целом примерно на 8%.

 

Источники:

Международная Ассоциация AIIM.org  www.aiim.org

исследования проекта DOCFLOW www.docflow.ru

 

Комментарии материала:

Разместить комментарий

Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы получить возможность отправлять комментарии

Другие материалы

Готовимся вместе: Международный день без бумаги 2013 состоится 24 октября!
«Пора использовать бумагу рационально!» -  вот девиз международной «безбумажной» кампании, которая проходит каждый четвертый четверг октября по всему миру. Ведущие организации из разных областей и частные лица объединяются для того, чтобы поделиться личным опытом сокращения нерационального расхода бумаги и провести...
Экологическое, инвайронментальное, зеленое, природоохранное движение... За исключением индонезийских каннибалов, каждый на нашей планете слышал хоть какое-то из этих названий. Как правило, люди слышат о движении в связи с проведением зелеными какой-нибудь акции, чаще всего протеста. Вопрос "зачем они это делают?" не может озадачить никого (всем ясно: они "за экологию"), никого, кроме самих экологистов. Некоторые из них, оторвавшись от текущей работы или от работы по созданию...
Общественное движение
Минуло более 100 лет с того июльского дня 1914 года, когда на Байкале, в бухте Сосновка высадилась экспедиция Департамента земледелия в составе молодых, энергичных, образованных и интеллигентных людей, под началом Г.Г.Доппельмаира. Цель экспедиции – изучение проблематики соболиного промысла в регионе и создание заповедника для охраны соболя. В дальнейшем Г.Г.Доппельмаиру выпала честь стать классиком русской охотоведческой школы, а участникам экспедиции К.А.Забелину и З.Ф.Сватошу – ст...
Заповедное дело в России: страницы и уроки истории
В середине октября состоялась очередная научно-исследовательская экспедиция на Салаирский кряж, организованная Алтайской краевой общественной организацией «Эколого-исследовательский центр «Уксунай». Основными задачами экспедиции был сбор данных по редким видам животных и растений Салаирского кряжа, его ландшафтному и биологическому разнообразию; выявление и картирование наиболее ценных в природоохранном отношении участков, а также выявление и оценка уровня основных антропогенн...
Салаир - одна из самых мало изученных  территорий Алтайского края. Бывает, что редкие и уникальные сообщества уничтожаются там быстрее, чем мы узнаём об их существовании. Подвигнуть и вдохновить людей  на активность  для  сохранения этой уникальной территории могли бы  высококлассные фотографии местных растений, животных и пейзажей. Так получилось, что самая плохо изученная территория Алтайского края находится на правом берегу Оби. Если двигаться на север или восток от Б...
Сохранить уникальную природу Салаирского кряжа
Начиная с 2010г., экологические неправительственные организации России и Монголии начали активно заниматься проблемой строительства гидротехнических сооружений (ГТС) в бассейне реки Селенги на территории Монголии, крупнейшем притоке Байкала, дающем 50% стока в уникальный водоем.  Сергей Герасимович Шапхаев руководитель Бурятского регионального объединения по Байкалу рассказывает о  ключевых этапах, инструментах и главных промежуточных результатах проведенной кампании, которая...
НКО как катализатор решения трансграничных водных проблем

Конкурс экологических проектов экодело лето 2017

Фотогалерея

Интересные ссылки

«Спутниковый мониторинг пожаров на Дальнем востоке России». Сервис работает на основе технологии «Геомиксер», разработанной в ИТЦ «СКАНЭКС»

«Спутниковый мониторинг пожаров на Дальнем востоке России». Сервис работает на основе технологии «Геомиксер», разработанной в ИТЦ «СКАНЭКС»

Активность на сайте

Олеся Ильина аватар
Олеся Ильина
Эко-экспедиция #БайкалSOS

Выступление на конференции TEDx Новосибирск: о Байкале и о проблеме загрязнения пластиком - по мотивам экспедиции прошлого года.

...

Елена Теплюк аватар
Елена Теплюк
Родники Ольхона

Считаю проект актуальным и интересным!

Ольга Чупаченко аватар
Ольга Чупаченко
Анда буа («Друзья тайги»)

Проект чрезвычайно полезный, конкретный, с понятным и ярким результатом. Вроде бы "малое дело", зато с реальными измеряемыми после...

Анна Огородникова аватар
Анна Огородникова
Родники Ольхона

Чистая вода - один из главных наших ресурсов. Забота о родниках на Ольхоне - это не только дань памяти традициям местного населения и их пре...

Миша Самолетов аватар
Миша Самолетов
Родники Ольхона

Здорово! Слова благодарности люди оставляли по этой ссылке

...
Миша Самолетов аватар
Миша Самолетов
Родники Ольхона

Здорово! Слова благодарности люди оставляли по этой ссылке

...
сортировать по иконкам
38 недель 4 дня назад
Алексей Писковский
Алексей Писковский аватар
Экономия воды и газа или просто предупреждение потопов, взры...
Смотрели: 64,775 |

ЭкоКартридж есть такая организация. К ним обратись.https...

39 недель 1 день назад
Гузель Арсланова
Гузель Арсланова аватар
Экономия воды и газа или просто предупреждение потопов, взры...
Смотрели: 64,775 |

Добрый день. 

Я не по теме с вопросом. Сайт не дает разместить новую тему. Поэтому пишу в этой..(админы простите). Поотому что т...

1 год 28 недель назад
martaka maminov
martaka maminov аватар
Спелеологи Всех стран объединяйтесь!

Смотрели: 139,183 |

Обращайтесь, отличная компания http://www.ecocentrp.ru/about/...

1 год 39 недель назад
Глеб савельев
Глеб савельев аватар
Спелеологи Всех стран объединяйтесь!

Смотрели: 139,183 |

нужна схема пещер с измерениями

1 год 43 недели назад
Ольга Волобуева
Ольга Волобуева аватар
Спелеологи Всех стран объединяйтесь!

Смотрели: 139,183 |

если Вы обладаете информацией , как составить топокарту пещеры, пишите нам. Очень нужна помощь в составлении паспорта объекта

размешен 22.11.17 | Тип: Статью

Начало XX века до 1917 года — самый сложный, но и самый важный период, когда российское общество было очень влиятельным в мире.

О том, что тогда п...

размешен 22.11.17 | Тип: Статью

Утром 17 ноября 2017 года в Иркутске, у здания областного Правительства, прошел одиночный пикет в защиту ценнейших природных территорий острова Ольхон - священного Шаманского лес...

размешен 22.11.17 | Тип: Статью
КРУШЕНИЕ СЕВЕРНОЙ МЕГАФАУНЫ

Разрушение биосферы планеты вызывает все большую озабоченность у ученых.

В журнале BioScience опубликована статья "World Scientists’ Warning to Hu...

размешен 21.11.17 | Тип: Статью

За последние несколько месяцев эксперты московского штаба Общероссийского народного фронта обнаружили нарушения природоохранного законодательства на Крылатских Холмах, в Строгино, парках...

размешен 21.11.17 | Тип: Статью

Подведены итоги международного учета алтайского горного барана (аргали) — самого крупного архара на планете.

Международные учеты алтайского...

Подпишись на рассылку

Будьте в курсе последних новостей!

RSS-материал