Практические советы для побед над рабочим бумажным потопом | Статья | Российская федерация | Экодело - экологические проекты и организации

Практические советы для побед над рабочим бумажным потопом

Практические советы для побед над рабочим бумажным потопом

Для сотрудников

  • Не печатайте и не копируйте документы, если в этом нет острой необходимости.
  • Посмотрите внимательно свой рабочий стол. Все ли черновики, документы или бумаги на нем нужны вам в печатном виде? По возможности сканируйте документы и работайте с ними в электронном формате.
  • Если все-таки надо что-то напечатать, проверьте документ перед отправкой на печать.
  • Это позволит избежать печати дополнительных, исправленных версий. Финальный документ рекомендуем хранить в формате PDF во избежание внесения случайных изменений.
  • Собирайте и утилизируйте бумагу, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, также позволит «спасти» определенное количество деревьев.
  • Старайтесь переводить всю бумажную почту и любые рабочие материалы в цифровой формат, чтобы конечный адресат получал ее в электронном виде.
  • Подумайте, какие еще безбумажные технологии, кроме сканирования, вы можете использовать, чтобы упростить свою работу. К примеру,  вести протокол совещания или встречи удобнее сразу на планшете или смартфоне.
  • Делитесь с коллегами полезной информацией и статистикой, интересными сервисами и приложениями, которые позволят отказаться от печати документов.

Для бизнеса

  • Присмотритесь  внимательнее к рабочим процессам. Продумайте, как изменить их, чтобы использовать бумагу только в случае крайней необходимости.
  • Используйте веб-интерфейсы и автоматические электронные формы для ввода данных вместо бумажных анкет, форм и бланков, где это возможно.
  • Выгрузите статистику производительности из принтеров, сканеров и МФУ, установленных в компании, и ведите учет расхода бумаги и отсканированных документов. Это поможет отслеживать реальные расходы на бумажный документооборот, а, следовательно, принимать меры по его сокращению.
  • Используйте  единые хранилища данных и инструменты коллективной работы над такими документами, как договоры, маркетинговые материалы или любые форматы, требующие согласование нескольких лиц. Чаще используйте технологии web 2.0., например, порталы, вики или корпоративные блоги, для внутренней коммуникации в компании и совместной работы. Это позволит сократить количество дублирующих версий документа.
  • Заведите регулярную практику совещаний с вашими коллегами на предмет того, как можно улучшить процессы  в компании. Проявляйте инициативу по  оптимизации работы. 
  • Разработайте и сделайте корпоративным стандартом такие активности как сбор и утилизация бумаги, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, позволит «спасти» определенное количество деревьев.
  • Введите правила поощрения  самых активных  сотрудников, стремящихся к оптимизации расхода бумаги.  Награды, игровые сценарии и рейтинги смогут дополнительно мотивировать команду.
  • Разрабатывайте инструменты безбумажной коммуникации с контрагентами за счет электронных приложений и сервисов.
  • Узнавайте больше о новых технологиях, вносите постепенный вклад в обучение Ваших коллег и партнеров технологиям ECM.
  • Проанализируйте новинки в области мобильных устройств (портативные сканнеры, планшеты, смартфоны и т д.) и используйте их преимущества для продвижения безбумажных технологий и поддержки СЭД и ЕСМ-решений в компании.
  • Также рекомендуем узнать больше об  управлении контентом и информацией на учебном курсе AIIM ECM Practitioner для того, чтобы лучше разбираться в безбумажных технологиях и сделать процесс управления информационными ресурсами в вашей компании эффективнее.

6232_visual_700x120

Факты

  • Одно дерево превращается в 12500 листов офисной бумаги.
  • Чтобы обеспечить годовое потребление офисной бумаги требуется 768 миллионов деревьев.
  • Один сотрудник, в среднем, «производит» около 160 кг бумажных отходов в год.
  • 45% бумажных документов выбрасываются в течение 24х часов после их создания*. Объём вырубки леса сегодня в несколько раз превышает объём его естественного восстановления.
  • В среднем, один офисный сканер сканирует от 12 500 до 62 500 листов в год (50 - 250 страниц в день в течение, примерно, 250 рабочих дней в год) -  такое количество бумаги переводится в электронный вид.
  • В среднем 45% отсканированных бумажных документов изначально появилось были в электронном виде.
  • Ксерокопирование одного листа стоит, примерно, 0,812 руб. Если предположить, что один документ копируется только один раз, а создание одной ксерокопии листа стоит 0,8 руб., то использование одного офисного сканера для перевода документов компании в электронный вид может сэкономить до 50 750 руб.  в год – без учета экономии на хранение и перевозку бумажных  документов. А также «спасти» 5 деревьев. 
  • 77% платежных документов, поступающих в организации в PDF формате, все равно печатаются.
  • В среднем, специалисты, в компаниях которых внедрены системы ввода и распознавания документов (перевода документов в электронный вид) отмечают шестикратное увеличение скорости обслуживания клиентов и обработки задач. 70% отмечают увеличение скорости работы как минимум в три раза, а треть (29%) отмечают 10-кратное ускорение рабочих процессов.
  • Использование электронного документооборота позволит в течение 5 лет вдвое сократить размеры площадей в офисе для хранения бумаги. Сейчас средний показатель офисного пространства, которое отведено под хранение бумаги – около 15.3%. В перспективе оно может снизиться до 7.4% с учетом использования безбумажных технологий. Это позволит снизить затраты на офис в целом примерно на 8%.

 

Источники:

Международная Ассоциация AIIM.org  www.aiim.org

исследования проекта DOCFLOW www.docflow.ru

 

Комментарии материала:

Разместить комментарий

Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы получить возможность отправлять комментарии

Другие материалы

Готовимся вместе: Международный день без бумаги 2013 состоится 24 октября!
«Пора использовать бумагу рационально!» -  вот девиз международной «безбумажной» кампании, которая проходит каждый четвертый четверг октября по всему миру. Ведущие организации из разных областей и частные лица объединяются для того, чтобы поделиться личным опытом сокращения нерационального расхода бумаги и провести...
Хроника ключевых событий 2017 года, касающихся правовых норм по сохранению рек. 2 августа 2017 года наступил «Всемирный день экологического долга» - день, когда человечество исчерпало все ресурсы, которые планета может восстановить за год. Расчет дня ведется по формуле: (мировая биоемкость)/(мировой экологический след)х365. После рассчитанной даты остаток года мир продолжает жить, потребляя ресурсы планеты «в кредит» — продолжая уменьшать запасы, накопленные природо...
Технологические разработки Центра по сапропелю (Россия, Астрахань) открывают новые возможности в добыче озерных сапропелей без использования дорогостоящих плавучих земснарядов и наплавных пульпопроводов, способствуют переходу из сезонной на круглогодичную разработку месторождений, практически исключая сезонные простои оборудования и увеличивая его годовую производительность чуть ли не в два раза. В 2017-2018 годах Центр на одном из месторождений сапропеля в северо-западной части России применил...
Эксперты ОНФ на пресс-конференции в МИА "Россия сегодня", посвященной экологическим проектам ОНФ, представили рейтинг городов по количеству выявленных и устраненных свалок, расположенных в черте населенных пунктов. Лидером был признан Искитим (Новосибирская область), аутсайдером рейтинга стал Тобольск (Тюменская область). Лучшим в рейтинге стал город Искитим в Новосибирской области, где активисты ОНФ обнаружили 71 свалку, 69 из которых уже ликвидированы, а 2 – находятся в работе....
Компания Greentoken работает над созданием высокоэффективного мусороперерабатывающего комплекса, работающего с любыми видами твердо-бытовых, медицинских или промышленных отходов органического происхождения. Полная утилизация мусора обеспечивается работой высокотемпературного пиролизного реактора, который при температурах до 1300 градусов и отсутствии кислорода превращает 95% отходов в синтез-газ, а остальных 5% в кокс и золу.  Это первый прецедент применения подобной технологии в...
Новые почвообразователи и рекультиванты на основе сапропеля, производимые в России, дают возможность значительно улучшить урожайность сельхозкультур на истощенных землях, восстанавливать засоленные и пустынные территории, рекультивировать, озеленять и возвращать их в севооборот, удобрять и снабжать гумусом бросовые и техногенно нарушенные площади, бороться с опустыниванием в странах Средней Азии, Африки и Ближнего Востока.   Одним из самых высокоэффективных, экологически чистых и относитель...

Фотогалерея

Интересные ссылки

«Спутниковый мониторинг пожаров на Дальнем востоке России». Сервис работает на основе технологии «Геомиксер», разработанной в ИТЦ «СКАНЭКС»

«Спутниковый мониторинг пожаров на Дальнем востоке России». Сервис работает на основе технологии «Геомиксер», разработанной в ИТЦ «СКАНЭКС»

Активность на сайте

сортировать по иконкам
12 недель 5 дней назад
Дмитрий Мартынов
Дмитрий Мартынов аватар
Нужна ли России ГИС с информацией о состоянии и качестве поч...
Смотрели: 3,632 |

Инженерно-экологические изыскания (http://s-g-i.ru/ecologic...

4 года 37 недель назад
Наталья Новоселова
Наталья Новоселова аватар
Нужна ли России ГИС с информацией о состоянии и качестве поч...
Смотрели: 3,632 |

Интересно. Вынесу в Новости на ГИС Лаб. 

23 недели 2 дня назад
Игорь Стефаненков
Игорь Стефаненков аватар
Прошу отредактировать размещённый на Вашем сайте материал...
Смотрели: 13,000 |

https://polyfact...

4 года 27 недель назад
Александр Ефимов
Александр Ефимов аватар
Прошу отредактировать размещённый на Вашем сайте материал...
Смотрели: 13,000 |

Добрый день, Юрий!

Большое спасибо!

4 года 27 недель назад
Юрий Широков
Юрий Широков аватар
Прошу отредактировать размещённый на Вашем сайте материал...
Смотрели: 13,000 |

Здравствуйте, Александр! Я убрал фото из материала. Изменения будут видны после обновления на сервере. Извините, нас за эту ситуацию.
...

размешен 18.08.18 | Тип: Запись в блоге

Вчера в одной из проб, отправленной из Северобайкальска определили...

размешен 15.08.18 | Тип: Статью

В России не нашлось города, жители которого были бы полностью удовлетворены экологической обстановкой в своих местах проживания – таковы данные результатов опроса, проведен...

размешен 15.08.18 | Тип: Новость

После сигнала активистов Общероссийского народного фронта о...

размешен 15.08.18 | Тип: Новость

Активисты проекта Общероссийского народного фронта «Генеральная уборка» в Кировской области обнаружили в лесу рядом с трассой Подгорянка-Шихово свалку ртутьсодержащих...

размешен 14.08.18 | Тип: Статью

В Центральной и Южной Азии нарастают  проблемы в сельском хозяйстве из-за истощения водных ресурсов и непрерывного повышения температуры в последние десятилетия.  ...

Подпишись на рассылку

Будьте в курсе последних новостей!

RSS-материал