Практические советы для побед над рабочим бумажным потопом

Практические советы для побед над рабочим бумажным потопом

Для сотрудников

  • Не печатайте и не копируйте документы, если в этом нет острой необходимости.
  • Посмотрите внимательно свой рабочий стол. Все ли черновики, документы или бумаги на нем нужны вам в печатном виде? По возможности сканируйте документы и работайте с ними в электронном формате.
  • Если все-таки надо что-то напечатать, проверьте документ перед отправкой на печать.
  • Это позволит избежать печати дополнительных, исправленных версий. Финальный документ рекомендуем хранить в формате PDF во избежание внесения случайных изменений.
  • Собирайте и утилизируйте бумагу, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, также позволит «спасти» определенное количество деревьев.
  • Старайтесь переводить всю бумажную почту и любые рабочие материалы в цифровой формат, чтобы конечный адресат получал ее в электронном виде.
  • Подумайте, какие еще безбумажные технологии, кроме сканирования, вы можете использовать, чтобы упростить свою работу. К примеру,  вести протокол совещания или встречи удобнее сразу на планшете или смартфоне.
  • Делитесь с коллегами полезной информацией и статистикой, интересными сервисами и приложениями, которые позволят отказаться от печати документов.

Для бизнеса

  • Присмотритесь  внимательнее к рабочим процессам. Продумайте, как изменить их, чтобы использовать бумагу только в случае крайней необходимости.
  • Используйте веб-интерфейсы и автоматические электронные формы для ввода данных вместо бумажных анкет, форм и бланков, где это возможно.
  • Выгрузите статистику производительности из принтеров, сканеров и МФУ, установленных в компании, и ведите учет расхода бумаги и отсканированных документов. Это поможет отслеживать реальные расходы на бумажный документооборот, а, следовательно, принимать меры по его сокращению.
  • Используйте  единые хранилища данных и инструменты коллективной работы над такими документами, как договоры, маркетинговые материалы или любые форматы, требующие согласование нескольких лиц. Чаще используйте технологии web 2.0., например, порталы, вики или корпоративные блоги, для внутренней коммуникации в компании и совместной работы. Это позволит сократить количество дублирующих версий документа.
  • Заведите регулярную практику совещаний с вашими коллегами на предмет того, как можно улучшить процессы  в компании. Проявляйте инициативу по  оптимизации работы. 
  • Разработайте и сделайте корпоративным стандартом такие активности как сбор и утилизация бумаги, которая остается в офисе. Переработка отходов, черновиков, ненужных документов, не подлежащих хранению, позволит «спасти» определенное количество деревьев.
  • Введите правила поощрения  самых активных  сотрудников, стремящихся к оптимизации расхода бумаги.  Награды, игровые сценарии и рейтинги смогут дополнительно мотивировать команду.
  • Разрабатывайте инструменты безбумажной коммуникации с контрагентами за счет электронных приложений и сервисов.
  • Узнавайте больше о новых технологиях, вносите постепенный вклад в обучение Ваших коллег и партнеров технологиям ECM.
  • Проанализируйте новинки в области мобильных устройств (портативные сканнеры, планшеты, смартфоны и т д.) и используйте их преимущества для продвижения безбумажных технологий и поддержки СЭД и ЕСМ-решений в компании.
  • Также рекомендуем узнать больше об  управлении контентом и информацией на учебном курсе AIIM ECM Practitioner для того, чтобы лучше разбираться в безбумажных технологиях и сделать процесс управления информационными ресурсами в вашей компании эффективнее.

6232_visual_700x120

Факты

  • Одно дерево превращается в 12500 листов офисной бумаги.
  • Чтобы обеспечить годовое потребление офисной бумаги требуется 768 миллионов деревьев.
  • Один сотрудник, в среднем, «производит» около 160 кг бумажных отходов в год.
  • 45% бумажных документов выбрасываются в течение 24х часов после их создания*. Объём вырубки леса сегодня в несколько раз превышает объём его естественного восстановления.
  • В среднем, один офисный сканер сканирует от 12 500 до 62 500 листов в год (50 - 250 страниц в день в течение, примерно, 250 рабочих дней в год) -  такое количество бумаги переводится в электронный вид.
  • В среднем 45% отсканированных бумажных документов изначально появилось были в электронном виде.
  • Ксерокопирование одного листа стоит, примерно, 0,812 руб. Если предположить, что один документ копируется только один раз, а создание одной ксерокопии листа стоит 0,8 руб., то использование одного офисного сканера для перевода документов компании в электронный вид может сэкономить до 50 750 руб.  в год – без учета экономии на хранение и перевозку бумажных  документов. А также «спасти» 5 деревьев. 
  • 77% платежных документов, поступающих в организации в PDF формате, все равно печатаются.
  • В среднем, специалисты, в компаниях которых внедрены системы ввода и распознавания документов (перевода документов в электронный вид) отмечают шестикратное увеличение скорости обслуживания клиентов и обработки задач. 70% отмечают увеличение скорости работы как минимум в три раза, а треть (29%) отмечают 10-кратное ускорение рабочих процессов.
  • Использование электронного документооборота позволит в течение 5 лет вдвое сократить размеры площадей в офисе для хранения бумаги. Сейчас средний показатель офисного пространства, которое отведено под хранение бумаги – около 15.3%. В перспективе оно может снизиться до 7.4% с учетом использования безбумажных технологий. Это позволит снизить затраты на офис в целом примерно на 8%.

 

Источники:

Международная Ассоциация AIIM.org  www.aiim.org

исследования проекта DOCFLOW www.docflow.ru

 

Комментарии материала:

Разместить комментарий

Войдите или зарегистрируйтесь, чтобы получить возможность отправлять комментарии

Другие материалы

Готовимся вместе: Международный день без бумаги 2013 состоится 24 октября!
«Пора использовать бумагу рационально!» -  вот девиз международной «безбумажной» кампании, которая проходит каждый четвертый четверг октября по всему миру. Ведущие организации из разных областей и частные лица объединяются для того, чтобы поделиться личным опытом сокращения нерационального расхода бумаги и провести...
Не секрет, что месторождения с большими содержаниями россыпных полезных ископаемых, таких как золота, алмазов, платины, сапфиров, янтаря, рубинов давно выработаны. Остаются множество забалансовых участков малых или труднодоступных по существу, которые до сегодняшнего дня не предоставляли промышленный интерес горно-добывающим предприятиям. Инновации и прорывные технологии, постепенно внедряющиеся в отрасли с 70 - ых годов прошлого века, сегодня бурно начинают приобретать малые и средние предприят...
Впервые термин “Управление по результатам» появился в рекомендациях Мирового Банка 1997 года «Концепция и методология управления по результатам» (Results-Based Management Concept and Methodology - RBM)1. За последние два десятилетия страны по всему миру перешли от оценки своего вклада в проекты (сколько денег и ресурсов потрачено) к оценке качества услуг (результаты - Outputs) и эффектов/изменений (задачи - Outcomes) в целевых группах (природа, люди, и т.д.) в результате...
Живая ель экологичнее искусственной при условии, что после новогодних праздников она окажется не на свалке, а в специальных пунктах приема хвойных деревьев. Об этом заявила член регионального штаба ОНФ, координатор проекта Народного фронта «Генеральная уборка» в Москве Наталья Розина. Оставлять живые ели на свалках, по ее словам, вредно для окружающей среды. На мусорных полигонах, куда обычно попадают выброшенные ели, нет условий для их естественного разложения. «Попадая на пол...
 Всемирный фонд дикой природы начал свою деятельность на Дальнем Востоке в 1994 году. О двадцатипятилетних итогах и перспективах работы фонда в регионе рассказал Новой Газете во Владивостоке директор Амурского филиала WWF России Пётр Осипов.   Особые территории: безвиз для тигра — На Дальний Восток Всемирный фонд дикой природы пришел в 1994 году с проектом по сохранению амурского тигра и мест его обитания. Время было очень сложное: в условиях меняющегося законодательства б...
5 февраля 2019 год Этно-Экологический Информационный центр "Лач" г. Петропавловск-Камчатский   НОВОСТИ КАМЧАТСКОГО КРАЯ ХХХ-летию Ассоциации ительменов «Тхсаном» будет посвящена ХХХ-километровая гонка на собачьих упряжках Автозимник «Анавгай – Тигиль» открыли для грузовиков О внесении изменений в приказ Северо-Восточного ТУ Росрыболовства от 09.01.2019 № 2 WWF предложил ввести мораторий на добычу россыпного золота на Камчатке Разработчики п...

Другие материалы

10.08. | Гость | Новость
24.05. | Гость | Новость
Почистить список
09.12. | Гость | Статью
Как стать волонтёром в России
12.02. | Гость | Статью
Рецепты «зеленых» побед
16.01. | Гость | Статью
06.01. | Вера Лопатина | Галерея | Комментариев: 1
  •  
  • Страница 1 из 66
  • ››
В группе: 1,257 участников
Материалов: 1,030

Проблемы и перспективы экологического движения в Сибири, Дальнем Востоке, других регионов России и мира

Мы рады приветствовать Вас в группе сторонников  "ИСАР-Сибирь".

ИСАР-Сибирь  ведет свою деятельность в качестве неформального объединения экологических экспертов и активистов с 1996 года.

Цель - развитие экологического...

Фотогалерея

Интересные ссылки

Коллекция экологических ссылок

«Спутниковый мониторинг пожаров на Дальнем востоке России». Сервис работает на основе технологии «Геомиксер», разработанной в ИТЦ «СКАНЭКС»

«Спутниковый мониторинг пожаров на Дальнем востоке России». Сервис работает на основе технологии «Геомиксер», разработанной в ИТЦ «СКАНЭКС»

Активность на сайте

сортировать по иконкам
9 недель 2 дня назад
Надежда Бреева
Надежда Бреева аватар
Бутырский район

Смотрели: 1,472 |

Экология в Новой Москве . Поселение Щаповское.

Щапово (Александрово) — посёлок в Троицком административном округе Москвы (до 1...

9 недель 2 дня назад
Надежда Бреева
Надежда Бреева аватар
Бутырский район

Смотрели: 1,472 |

Проверить качество воды в Бутырском районе Москвы можно в независимой лаборатории ...

9 недель 2 дня назад
Надежда Бреева
Надежда Бреева аватар
Библиотеки ценной природоохранной литературы (научной, практ...
Смотрели: 1,710 |

Библиотека по природоохранной документации водных ресурсов ГОСТы, СНИПы, ПНДФ :...

19 недель 5 дней назад
Екатерина Алтайская
Екатерина Алтайская аватар
Приливы и отливы-результат опрокидыван­и­я водоворотов

Смотрели: 3,650 |

Добрый день, уважаемые форумчане! Я пишу статьи про ФККО, на самые злободневные темы. Предлагаю вам ознакомиться с последними материалами о...

3 года 12 недель назад
Юсуп Хизиров
Юсуп Хизиров аватар
Приливы и отливы-результат опрокидыван­и­я водоворотов

Смотрели: 3,650 |

Отзывы на гипотезу:­­

Викизнание: Обсуждение: Приливы_и_отлив­­ы
http:/.../goo.gl/JTHKlX
Википедия: Обсуждение: Прилив и...

размешен 21.02.19 | Тип: Новость

В Общероссийский народный фронт проступают десятки жалоб от жителей Кировской области, недовольных реализацией в регионе новой схемы обращения с отходами. Самая распространенная - необходимо...

размешен 19.02.19 | Тип: Новость

19 февраля 2019 год

...
размешен 15.02.19 | Тип: Статью

      В последние дни появились две публикации о китайском туризме на Байкале. Статья Галины Солониной «...

размешен 15.02.19 | Тип: Статью

Активисты регионального отделения ОНФ в Москве запустили мониторинг обращения с опасными отходами, который продлится до конца марта. Принять в нем участие может любой желающий. Полученные ре...

размешен 15.02.19 | Тип: Статью

История Красногорского гидроузла началась в начале двухтысячных годов, когда было проведено масштабное исследование бассейна Иртыша на территории двух государств – Каза...

Подпишись на рассылку

Будьте в курсе последних новостей!

RSS-материал